Som arrangør vil du gjerne ha presentasjonen noen dager før arrangmentet. Min erfaring er at det er 3 hovedårsaker til det:

• Være sikker på at foredraget er klart
• Se gjennom foredraget på forhånd
• Få det inn på felles datamaskin eller samle alle foredrag i en fil

Jeg har forståelse for det. Vi må avtale spesielt om jeg skal sende foredrag på forhånd.

Innsending av foredrag på forhånd bør være et tilbud til foredragsholderen, og kan i mange tilfeller være viktig for å sikre best mulig kvalitet og gjennomføring. Men la det være et tilbud når det ikke er absolutt nødvendig.

Foredraget blir klart til jeg skal på scenen hos deg. Jeg har det med meg på min datamaskin, det er flere årsaker til det, bla.:

• Det er viktig å kunne tilpasse foredraget helt til jeg skal på
• For å tilpasse eller endre basert på foredrag tildligere på samme arrangement eller hendelser i samfunnet/markedet helt til samme dag
• Samtale med arrangør på stedet leder ofte til poeng som bør justeres eller ta med

Om det er viktig for deg å se gjennom på forhånd løser vi selvsagt det. Du kan få en kulepunktliste eller en pdf-versjon av en tidlig versjon.

I utgangspunktet kjører jeg presentasjon fra egen datamaskin, mer om det under.

Om det er mulig er jeg tilstede på eventuelle foredrag før mitt for å kunne spille på eller gjøre koblinger til de andre foredragene og eventuelle spørsmål og kommentarer fra salen. Å oppleve stemingen i salen er også nyttig for å treffe ditt publikum best mulig. Samtidig er det ofte slik at jeg ikke har mulighet til å være tilstede før jeg skal på selv, enten pga andre forpliktelse eller fordi arrangement er lukkede eller interne. Da er det alltid fint å få noen minutter med noen fra arrangøren før jeg skal på.

Jeg bruker siste versjon av Keynote, det er i praksis ikke mulig å konvertere til noe annet, derfor må mine foredrag kjøres fra siste versjon av macOS. Fortrinnsvis med min Mac, jeg har med nødvendige overganger. (PS. jeg kjenner også veldig dyktige foredragsholdere som ikke bruker Keynote)

Jeg bruker som regel min egen datamaskin, om det er tungtveiende årsaker kan det være mulig å kjøre presentasjon fra arrangør eller innleid teknikers utstyr. Det må vi i så fall avtale spesielt. Da trenger jeg å snakke med tekniker på forhånd slik at vi er sikre det vil fungere så godt vi begge forventer.

Til gjennomføring av presentasjonen trenger jeg:

Det bør verifiseres at bilde og lyd fungerer som det skal i salen, en glimrende måte å sjekke dette er å bruke Eirik Solheim / NRKbetas geniale testslider.

Bilde:

• Projektor med HDMI tilkobling
• VGA lar seg bruke men gir dårlig resultat
• Projektor med 16x9 format, 4x3 må være nødløsning
• Lys i salen må være justert slik at det er lett for salen å se kontraster på lerretet
• Sollys må skjermes

Lyd:

• Helst tilkoblet via samme HDMI som projektor
• Om det ikke er mulig med lyd over HDMI skal det være egen, og lang nok, lydkabel med minijack
• Lyden skal stå på gjennom hele foredraget, noen lydteknikere har for vane å slå lyden av med mindre de vet det kommer lyd/film. Det vil alltid gi glipper og enten slider eller filmer uten lyden som skal følge dem
• Mygg, ikke håndholdt mikrofon, bla. for å kunne bevege seg og ha fokus på publikum

Om min datamaskin er på scenen:

• Strøm nær nok der datamaskinen skal stå
• Solid bord til min datamaskin på scenen om den skal stå der

Om min datamaskin kobles til arrangørs utstyr:

• Det er mulig tekniker må stille med fjernkontroll med tilstrekkelig dekning for avstanden. Jeg har med egen, men om salen er stor nok er det mulig den ikke har nok dekning
• Det være en skjerm ved scenen som viser "presenter screen" (sliden salen ser og neste slide

Om min presentasjon kjører fra arrangørs datamaskin:

• Online løsning for å overføre presentasjon til arrangøer eller tekniskers utstyr
• Om det må brukes usb-pinne for å overfør skal denne være ny, eventuelt verifisert samme dag at den ikke inneholder virues eller annen malware.
• Presentasjon slettes umiddelbart etter foredraget, med mindre noe annet er avtalt

Disse punktene skal være enkle og helt standard for alle som er vant med slik teknologi. Innleid tekniker, ansvarlig på konferansestedet eller ansvarlig hos arrangør håndterer dette fint. Om noe er uklart eller må avklares fikser vi det greit på forhånd.

PS! om du er et event- eller tekniskbyrå som bistår med arrangement, legg opp til at min (og andres) datamaskin kan kobles inn i riggen din og skikkelig presenters screen på scenen. Vi snakker 2018!

Jeg holder foredrag fra 5 min til hele dager (riktig nok med noen innlagte pauser). Det vanligste er 30, 45 eller 60 min. Vi avtaler det som passer best ut fra helhetlig program, tema, publikum osv.

Det er viktig at vi er enige om tiden vi avtaler er til selve foredraget eller også skal være til introduksjon, spørsmål, osv. Dersom du ønsker tid til planlegging, koordinere foredrag, intervjuer osv. må vi avtale det. Jeg stiller gjerne min tid til disposisjon til det, men sannsynligheten for at jeg har tid til det når foredraget nærmer seg er veldig liten.

Min presentasjon er tilpasset avtalt tid. Om det er forsinkelser i programmet eller tekniske problemer på stedet forventer jeg i utgangspunktet at den tapte tiden tas inn på annet vis enn å korte ned på min tid. Normalt vil jeg likevel kunne korte ned, eller forlenge, presentasjonen på stedet (og evt underveis om nødvendig). Jeg er opptatt av at vi lykkes med det vi skal for dine deltagere, da er det viktig at den helheten vi avtaler kan gjennomføres.

Det et er viktig at det er nok tid i programmet, erfaringsmessig er det vanlig å ikke ta nok høyde for introduksjoner, (en sjef) går over tiden på velkommen, folk er for seint tilbake fra pause eller noen i salen holder monolog eller blir aldri ferdig med spørsmål.

• Sett av nok tid mellom foredragene til at bytter, introduksjoner osv. ikke spiser av tiden.
• Vær tydelig på når programmet starter opp igjen, ikke hvor lang en pause er, da klarer folk (selv i Norge) som regel å være på plass.
• Ha gjerne en stor klokke som teller ned tiden godt synlig fra scenen
• Om det skal være en velkommensesjon så sett av nok tid, og ta gjerne høyde for at man ofte kommer i gang noe forsinket (i Norge).
• Om det skal åpnes for spørsmål (og det bidrar jeg gjerne til) må noen fra arrangøren styre tiden

Alle foredragsholdere bor et sted. Jeg bor i Oslo, og selv om det lar seg gjøre å komme til de fleste steder i Norge med buss, tog, bil eller fly på 1-2 timer så tar det tid. Derfor er det viktig å tilpasse starttidspunkt til det. Jeg reiser "gjerne" om morgenen om det er nødvendig, men ofte vil det bety å reise kvelden før om det er noe særlig avstand fra Oslo. Det betyr også at for meg så er det en stor forskjell på å holde foredrag på/ved Flesland og 1.5 time på andre siden av Bergen.

Om mulig kommer jeg gjerne til ditt arrangement før min egen sesjon. Samtidig er det ofte ikke tid til det pga reisevei, andre forpliktelser, osv. Dersom du har spesielle behov eller ønsker om når, hvor lenge jeg skal være tilstede og hva jeg skal bruke tiden til må vi avtale det for å sikre at det er mulig.

Det er mye som skal klaffe for at et foredrag skal passe inn i et internt arrangement, konferansen skal svare til forventningene osv.

• Det er viktig med felles forståelse av forventninger og at informasjon bidrar til det
• Jeg har ikke selv behov for noen spesiell introduksjon, som regel fungerer det best om introduksjonen sier noe om hvorfor du valgte å invitere meg
• Det bør stå drikke, helst vann, på scenen. Det er så mye bedre med en foredragsholder som tar seg en slurk vann enn en som hoster eller sakte mister stemme
• Om det skal åpnes for spørmål (og det bidrar jeg gjerne til) må noen fra arrangøren styre og avgjøre hvem i salen som får stille spørsmål i hvilken rekkefølge
• Ofte er det ingen (i Norge) som vil stille det første spørsmålet, så om du vil ha spørsmål kan det være lurt å avtale med noen som på forhånd som kan begynne om ikke andre gjør det
• Det er viktig å passe på at spørsmål etter presentasjon er korte og presise spørsmål, ikke monologer eller en måte å snike til seg scenetid fra salen. Monologer med innestengt eller neglisjert frustrasjon fra salen er sjelden et bra tilskudd til et foredrag. Om det er ønskelig med monologer og lengere diskusjoner så kan vi heller avtale tid til en workshop i tillegg eller istedenfor et vanlig foredrag. Jeg bidrar gjerne til det
• Send gjerne en sms om morgenen med navn på sal/rom og ikke minst navn og nummer på ansvarlig person foredragsholderen skal kontakte ved ankomst. Det beste er en person som er på stedet eller varsle om forsinkeler, spørsmål osv. Det kan jo være at kontaktinformasjon i mail osv er til noen som ikke er der.

Mange ønsker å streame foredrag i sanntid eller ta opp til senere bruk, det avtaler vi evt. på forhånd. Jeg er i utgangspunktet veldig positiv til det, men det er flere faktorer å vudere og derfor avtaler vi det på forhånd. Husk også at det er veldig greit for deltakere i salen å være klar over at det evt. streames og gjøres opptak. Avhengig av type arrangement, formål og hvordan det filmes kan det også være du som arrangør trenger samtykke fra deltagerne.

Om det er noe jeg ikke har nevnt her så finner vi lett ut av det, poenget er jo at foredraget skal gi verdi for dine deltagere!